QPlan
QPlan für Gemeinden, Städte und Schulen – Räume von der Anfrage bis zur Abrechnung verwalten
QPlan verbindet die Online-Reservation von Räumen und Anlagen mit Freigaben, Schul- und Vereinsplanung sowie der Abrechnung. Ihre Verwaltung erhält einen gemeinsamen Ablauf für Anfragen und Belegungen. Wie die Lösung eingesetzt wird, zeigt die Stadt Sursee.
Eine Lösung für alle Reservationen
Ob Turnhalle, Saal, Sitzungszimmer oder Aussenanlage: In QPlan verwalten Sie alle reservierbaren Objekte zentral. Ein übersichtlicher Belegungsplan zeigt jederzeit, was wann belegt und was frei ist, für Ihre Verwaltung ebenso wie auf Wunsch öffentlich für Vereine und Bevölkerung.
- Alle Objekte zentral verwaltet
- Übersichtlicher Belegungsplan
- Öffentliche Ansicht auf Wunsch
Online reservieren, rund um die Uhr
Vereine, Organisationen und Privatpersonen prüfen die Verfügbarkeit online, wählen das gewünschte Objekt und senden ihre Reservationsanfrage direkt über das Portal. Anfragen per Telefon, E-Mail und Papierformular werden damit weitgehend überflüssig, und alle Informationen landen strukturiert im System.
- Verfügbarkeit online prüfen
- Reservationsanfrage direkt im Portal
- Weniger Telefon und Papier
Workflows, die zu Ihrer Verwaltung passen
QPlan ist workflowbasiert: Jede Anfrage durchläuft genau die Schritte, die Ihre Organisation festlegt, etwa Prüfung, Bewilligung, Bestätigung und Abrechnung. Zuständigkeiten sind klar geregelt, nichts geht verloren, und der Stand jeder Reservation ist jederzeit nachvollziehbar.
- Prüfung, Bewilligung und Bestätigung
- Klare Zuständigkeiten
- Nachvollziehbarer Status
Schul- und Vereinsplanung inklusive
Neben einzelnen Reservationen plant QPlan auch wiederkehrende Belegungen. Schulen und Vereine erhalten ihre festen Zeiten in Hallen und Räumen, und Einzelanlässe fügen sich ohne Konflikte in die Planung ein. So behalten Sie auch bei stark ausgelasteten Anlagen den Überblick.
- Wiederkehrende Belegungen
- Feste Zeiten für Schulen und Vereine
- Konfliktfreie Einzelanlässe
Abrechnung direkt aus dem System
Gebühren und Mieten müssen nicht mehr separat berechnet und erfasst werden. QPlan unterstützt die Abrechnung der Reservationen direkt aus dem System. Das spart Zeit in der Verwaltung und reduziert Fehler bei der Verrechnung.
- Gebühren und Mieten verrechnen
- Weniger Verwaltungsaufwand
- Weniger Fehler
Schnittstellen und Info-Monitore
Über Schnittstellen lässt sich QPlan mit Ihren bestehenden Systemen verbinden. Info-Monitore zeigen die aktuelle Belegung direkt vor Ort an, zum Beispiel im Eingangsbereich einer Schule oder Sporthalle, damit alle wissen, wer wann welchen Raum nutzt.
- Anbindung bestehender Systeme
- Aktuelle Belegung vor Ort
- Informationen für alle Nutzenden
Modular und voll individualisierbar
Keine Gemeinde funktioniert wie die andere. Deshalb ist QPlan modular aufgebaut: Sie nutzen genau die Funktionen, die Sie brauchen, und erweitern die Lösung, wenn Ihre Anforderungen wachsen. Abläufe, Objekte und Module passen wir vollständig an Ihre Organisation an.
- Nur die Module, die Sie brauchen
- Jederzeit erweiterbar
- An Ihre Abläufe angepasst
Im Einsatz bei Gemeinden, Städten und Schulen
Verschiedene Gemeinden, Städte und Schulen setzen QPlan bereits ein. Die Stadt Sursee zum Beispiel vergibt ihre Hallen und Räume über ein QPlan-Reservationsportal, inklusive öffentlichem Belegungsplan und Online-Reservationsanfrage.
- Gemeinden
- Städte wie Sursee
- Schulen
Entwickelt und betreut in der Schweiz
QPlan ist eine Eigenentwicklung von creativeagent und wird vollständig in der Schweiz entwickelt und betreut. Sie haben einen direkten Draht zu den Menschen, die die Software programmieren, Wünsche aus der Praxis fliessen direkt in die Weiterentwicklung ein, und besondere Anforderungen setzen wir im Rahmen unserer Individualentwicklung um.
- Eigenentwicklung von creativeagent
- Direkter Draht zum Entwicklerteam
- Individuelle Erweiterungen
Ihre Daten in guten Händen
Reservationen enthalten Personendaten, deshalb hat Datenschutz bei QPlan hohe Priorität. Die erfassten Daten gehören Ihrer Organisation und werden ausschliesslich zur Abwicklung der Reservationen verwendet, unter Berücksichtigung des Schweizer Datenschutzgesetzes.
- Daten gehören Ihrer Organisation
- Nur für Reservationen genutzt
- Schweizer Datenschutzgesetz berücksichtigt
QPlan im Überblick
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
- Raumreservation mit öffentlichem Belegungsplan
- Workflowbasierte Bearbeitung von Anfragen
- Schul- und Vereinsplanung
- Abrechnung, Schnittstellen und Info-Monitore
- Modular, voll individualisierbar und aus der Schweiz
So führen Sie QPlan ein
In fünf klaren Schritten zur digitalen Reservationslösung:
- Kennenlernen: Anforderungen, Objekte und Abläufe besprechen
- Konzept: Module, Workflows und Schnittstellen festlegen
- Einrichtung: Objekte, Tarife und Benutzer erfassen
- Einführung: Team schulen und Portal aufschalten
- Betreuung: Support und laufende Weiterentwicklung
